Определение численности работников бухгалтерии. Расчет штатной численности персонала
Сколько человек должен обслуживать один бухгалтер_ в каком документе это написано? В частности, нужно определить, зарплату скольким сотрудникам должен рассчитывать один бухгалтер? при работе с 1-С и со сложным расчетом зарплаты?
какого-либо документа, регламентирующего количество бухгалтеров, требуемых организации, нет. Организация определяет самостоятельно, сколько бухгалтеров должно быть у нее работать. Как осуществить расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии представлено в статье в полном ответе.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья: КАК ПОНЯТЬ, СКОЛЬКОБУХГАЛТЕРОВ ДОЛЖНО БЫТЬ ВКОМПАНИИ?
Как понять, сколько бухгалтеров должно быть в компании?
Отвечает
Светлана Киселева Генеральный Директор группы компаний «ВнешЭкономАудит », Челябинск
Рано или поздно любой руководитель задается вопросом: оптимальна ли структура бухгалтерской службы компании? Соответствует ли численность этой службы масштабу предприятия и выполняемым функциям? Ведь «лишний» сотрудник бухгалтерии обходится организации как минимум в 300–350 тыс. руб. ежегодно, не считая единовременных затрат на подбор специалиста и организацию его рабочего места.
Показатель оптимальной численности влияет не только на величину затрат и финансовые результаты организации, но и на эффективность работы бухгалтерии в целом. Это объясняется тем, что нехватка бухгалтеров приводит к повышенной нагрузке, прежде всего на главного бухгалтера. В результате у него не остается времени на выполнение таких важных функций, как разработка методологии учета и учетной политики, контроль оформления первичных документов, а также ведения учета рядовыми сотрудниками. Вместо этого главбух вынужден брать на себя обязанности рядовых сотрудников (оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок). Кроме того, при большой нагрузке у сотрудников бухгалтерии не хватает времени на профессиональное развитие. Все это ведет к многочисленным ошибкам в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности, в исчислении и уплате налогов и т. п.
Определить, существует ли в Вашей организации проблема с численностью бухгалтеров, позволяют различные косвенные признаки. Вот самый явный из них: сотрудники бухгалтерии задерживаются на работе, причем не только в отчетный период, но и в межотчетный. Текучка бухгалтеров(прежде всего главбухов) тоже определенно указывает: с этой службой не все в порядке. Другие признаки того, что численность бухгалтерии не оптимальна: неоднократное предоставление налоговикам уточненных деклараций, многочисленные нарушения, выявляемые в ходе аудиторских проверок, несвоевременное получение руководством компании различной финансовой информации, отсутствие документов, регламентирующих работу бухгалтерской службы (таких как должностные инструкции, положение о бухгалтерии и т. п.).
В такой ситуации повышение заработной платы главбуху как компенсация за повышенную нагрузку – не лучшее решение; оно приемлемо только в качестве временной меры. Идеальный вариант – определить функциональные обязанности, выполнение которых ведет к чрезмерной загруженности, и передать их либо новому сотруднику бухгалтерии, либо работникам других подразделений, если те не полностью загружены.
Для расчета количества бухгалтеров, требуемого Вашей компании, можно сделать вот что*.
1. Подготовьте список всех задач, фактически выполняемых бухгалтерами. Стандартные функции бухгалтера хорошо известны – это оформление первичных документов, составление бухгалтерских проводок, расчет налогов, подготовка отчетности, заполнение деклараций, начисление зарплаты и др. При этом на бухгалтера могут быть возложены дополнительные задачи, как правило, обусловленные отсутствием в штатеорганизации определенных специалистов. Скажем, если в компании нет кадровика, бухгалтер ведет кадровое делопроизводство. А если нет юриста – занимается оформлением договоров.
Составить предварительный список обязанностей бухгалтеров Вы можете, основываясь на внутренних документах – положении о бухгалтерской службе, должностных инструкциях работников бухгалтерии. Откорректируйте получившийся перечень, оставив в нем только функции, фактически выполняемые Вашими сотрудниками. Для этого можно поручить менеджеру по персоналу провести собеседования с работниками либо выполнить хронометраж рабочего дня. Параллельно Вы выясните, насколько реальные обязанности бухгалтеров соответствуют зафиксированным в должностных инструкциях. Определив фактические функции, разделите их на две группы: регулярные (то есть выполняемые ежемесячно или ежеквартально) и эпизодические (разовые, например подготовка документов для получения банковского кредита).
2. Выясните объем операций или документов по каждому виду работ за определенный период (месяц, квартал). Установите, например, сколько первичных документов обрабатывается в компьютерной программе, а какое число таких документов (например, платежных поручений) составляется, сколько готовится налоговых деклараций. Эту работу лучше поручить главному бухгалтеру: он сможет получить нужные сведения, проанализировав деятельность организации за прошлый период.
3. Определите нормативы времени для каждой выполняемой задачи. Установите, в частности, сколько минут бухгалтер должен обрабатывать в программе одну накладную или рассчитывать отпускные для одного работника, сколько часов главбух должен затратить на составление одной декларации по каждому налогу. Для этого нужно не меньше десяти раз замерить продолжительность каждого вида работ. Затраты времени на выполнение эпизодических функций можно выяснить в ходе беседы с сотрудниками.
4. На основании полученных данных рассчитайте требуемую Вашей фирме численность бухгалтеров, воспользовавшись формулой
Ч – нормативная численность сотрудников бухгалтерии, чел.;
НТ – нормативные трудозатраты на бухгалтерское обслуживание в месяц, ч;
Кнп – коэффициент непроизводительных потерь1 (у бухгалтеровнепроизводительные потери составляют в среднем 20% – следовательно, значение коэффициента можно принять равным 1,2);
ЧРВм – чистый среднемесячный фонд рабочего времени, ч;
Ni – среднее количество операций в месяц по каждому виду нормируемых операций;
Ti – норматив времени на выполнение каждой операции, мин;
РВ – годовой фонд рабочего времени (расчет производится для 40-часовой рабочей недели)2, ч;
ВО – отпуск одного сотрудника за год из расчета 28 календарных или 20 рабочих дней, ч (обычно это 160 часов: 20 рабочих дней x 8 часов);
ДО – дополнительное время отсутствия работника из-за временной нетрудоспособности либо дополнительные дни отдыха и т. п.3, ч.
Сноска 1
Большая часть потерь связана с использованием рабочего времени в личных целях (отправка электронной почты, поиск личной информации в Интернете, личные телефонные разговоры, обмен новостями с сослуживцами, чаепития, перекуры), отсутствием на рабочем месте по причине опозданий, ранних уходов с работы, организационным обслуживанием рабочего места, в том числе наведением порядка и настройкой компьютера. Кроме того, потери включают в себя время, когда сотрудник находится на рабочем месте (или поблизости), но ничего не делает и даже не пытается имитировать деятельность.
Сноска 2
В 2011 году годовой фонд рабочего времени равен 1981 часу.
Сноска 3
Дополнительное время можно определить, подсчитав время отсутствия бухгалтеров по данным прошлого периода. Как правило, ежегодно работник дополнительно отсутствует около 10–15 рабочих дней.
Материалы для скачивания:
- Смета затрат на организацию рабочего места и ежемесячное содержание дополнительного сотрудника бухгалтерии.doc 40 КБ
- Расчет оптимальной численности сотрудников бухгалтерии.xls 23 КБ
Планирование численности персонала на основе норм по труду позволяет достигнуть того уровня производительности, который реально соответствует организационно-техническим условиям.
Расчет на основе норм численности
Норма численности - установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимых для выполнения конкретных производственных, управленческих функций или объема работ в заданных организационно-технических условиях.
При очевидной простоте применения эти нормы имеют и некоторые недостатки, одним из которых является их относительно невысокая точность. Объясняется это тем, что при расчете норм численности учитываются наиболее типовые для данной категории персонала состав и объем работ. При отклонении реального состава работ от типового снижается точность получаемого результата. Чаще всего нормы численности представляются в виде расчетных зависимостей или составленных на их основе нормативных таблиц. Так, в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 26 сентября 2003 г. № 269, приведены нормативные таблицы и расчетные зависимости для определения численности бухгалтеров на предприятиях с числом структурных подразделений от 3 до 120 и численностью работников от 10 до 20 000 чел. Указанные нормы численности учитывают подготовительно-заключительное время и время на отдых и личные нужды работников.
На предприятиях с численностью работников от 5100 до 10 000 чел. и числом структурных подразделений от 25 до 80 нормативная численность бухгалтеров определяется так:
где Чраб - численность работников предприятия (тыс. чел.);
Nподр - число структурных подразделений;
Кк.п.з - коэффициент, учитывающий удельный вес работ по бухгалтерскому учету, которые выполняются с использованием ЭВМ. Определяется по таблице.
Для каждого диапазона измерения указанных параметров используются разные расчетные зависимости.
Если в состав предприятия входят 47 структурных подразделений, в которых работают 5350 чел., а 75% работ в бухгалтерии выполняются с применением ЭВМ, то нормативная численность работников бухгалтерского учета составляет:
В данном случае нормативная численность рассчитана с учетом типовых видов работ по бухгалтерскому учету. Если виды таких работ на предприятии будут отличаться от типовых, точность результата снизится. Поэтому в Межотраслевых нормативах численности работников бухгалтерского учета приведены также нормы времени для работ по бухгалтерскому учету, которые в полной мере позволяют учесть специфику каждого конкретного предприятия.
Расчет на основе норм времени
Норма времени - количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы работы работником или группой работников (бригадой) соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях. При достаточном охвате нормированием выполняемых работ использование норм времени дает точный и объективный результат по расчету численности персонала. Увеличение доли работ, не охваченных нормированием, вносит растущую погрешность, поскольку учет таких работ обычно производится экспертным (оценочным) путем.
На основе норм времени нормативная численность персонала рассчитывается так:
где То - общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч;
Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч;
Общие трудозатраты на объем работ планируемого периода:
где Тp i - затраты времени на каждый отдельный (i -й) вид работ, чел./ч (если используемые нормы времени не включают в себя затраты времени на отдых и личные нужды работников, то Tp i = T i (1 + Колн / 100), где Колн - процент потерь рабочего времени, от 1 до 15% в зависимости от категории работников, на отдых и личные нужды);
К - коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер. К = 1 + % ненорм. работ / 100;
Нв n - норма времени на данный вид работ, чел./ч;
O n - объем данного вида работ.
Рассмотрим пример расчета численности бухгалтеров, занимающихся учетом заработной платы. Виды и объем таких работ приведены в табл. 1 . Плановый коэффициент выполнения норм Кв.н = 100, коэффициент работ, не охваченных нормированием, К = 1,03, фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Более 90% работ выполняются на ЭВМ (Кк.п.з = 1,0).
|
Таблица 1. Виды и объем работ по учету заработной платы |
|||||
|
Виды работ |
Единица измерения |
Норма времени, чел./ч |
Объем работ за год |
Трудоемкость, чел./ч |
|
| Начисление заработной платы работникам за выполненные работы | 1 позиция в ведомости | 0,15 | 350 х 12 = 4200 | ||
|
Удержание подоходного налога |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания в пенсионный фонд |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания в фонд социального страхования на случай временной утраты трудоспособности |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания в фонд социального страхования на случай безработицы |
350 х 12 = 4200 |
||||
|
Удержания по исполнительным листам |
|||||
|
Удержание профсоюзных взносов |
315 х 12 = 3780 |
||||
| Итого | |||||
Таким образом, нормативная численность работников бухгалтерии предприятия, определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, - 1,84 чел. Штатная численность данной категории работников при коэффициенте невыходов Кн = 1,10 составляет:
Расчет на основе норм выработки
Норма выработки - установленный объем работ (количество единиц продукции), который работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны выполнять (изготовить, перевезти и т. д.) в единицу рабочего времени в заданных организационно-технических условиях. Норма выработки является величиной, обратной норме времени.
Расчет численности персонала на основе норм выработки дает достаточно объективный и точный результат. При этом используется формула:
где V - плановый объем работ в принятых единицах измерения;
Фр.в - фонд рабочего времени на планируемый период, ч.;
Нвыр - норма выработки в принятых единицах измерения;
Кв.н - плановый коэффициент выполнения норм.
Предположим, рабочая программа предприятия предусматривает вырезание 108 000 заготовок в год. Местная норма выработки на одного рабочего - 8 заготовок в час. Плановый коэффициент выполнения норм - 1,1. Фонд рабочего времени на 2004 год - 2012 ч. Нормативная численность рабочих, производящих данный вид заготовок, составляет:
Расчет на основе норм обслуживания
Норма обслуживания - количество производственных объектов (единиц оборудования, рабочих мест, голов скота и т. д.), которые работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны обслужить в единицу времени в заданных организационно-технологических условиях.
По своей сути норма обслуживания эквивалентна норме выработки для функции обслуживания. Поэтому достаточно часто разрабатываются нормы времени обслуживания. Например, для уборщиков (функция обслуживания) может устанавливаться как площадь убираемого помещения (норма обслуживания), так и время на уборку 1 м2 (норма времени обслуживания).
Нормативная численность работников на основе норм обслуживания рассчитывается по формуле:
где O i - объем выполняемых работ i -го вида;
Ho i - нормы обслуживания для i -го вида работ;
К - коэффициент, учитывающий время на выполнение вспомогательных функций, а также отдых и личные нужды работников.
где a1 - время на выполнение вспомогательных функций, %;
a2 - время на отдых и личные нужды работников, %.
При использовании норм времени обслуживания нормативная численность работников определяется так:
где T н.о - норма времени обслуживания для всего комплекса выполняемых работ за планируемый период (год, месяц, смену и т. д.);
Ф - фонд рабочего времени планируемого периода.
где T н i - норма времени обслуживания для отдельных видов работ;
К - коэффициент, учитывающий время для выполнения вспомогательных функций, а также отдыха и личных нужд работников.
где ti - норма времени обслуживания на единицу работ;
Vi - объем выполняемых работ по каждому виду;
qi - средняя повторяемость работ по каждому виду.
Рассмотрим пример расчета нормативной численности уборщиков, осуществляющих уборку вестибюля, коридоров и туалетов. Нормы обслуживания и времени обслуживания для данных видов работ приведены в табл. 2 и определены на основе Норм времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений (2001).
Предположим, что уборщики ежедневно при односменной работе осуществляют подметание и мытье 1300 м2 полов в фойе и коридорах офисного здания, 250 м2 полов на лестницах и лестничных клетках, а также мытье дважды в смену 60 м2 полов в туалетах. При этом норма времени на выполнение вспомогательных функций составляет 3%, норма времени на отдых и личные нужды работников - 2%.
При расчете нормативной численности персонала на основе норм обслуживания
При расчете нормативной численности персонала на основе норм времени обслуживания
Таким образом, нормативная численность уборщиков, выполняющих указанные работы, должна составлять 3,06 чел.
При расчете как нормативной, так и штатной численности часто получают результаты, выраженные дробными числами, которые необходимо округлить. В практике принято оперировать штатными единицами не менее 0,25 ставки. Результаты расчетов служат основанием для принятия конкретных управленческих решений по формированию кадрового состава предприятия и его штатного расписания.
Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно. Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?
Что влияет на количество бухгалтеров?
В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.
Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.
И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.
Определяем количество сотрудников бухгалтерии
Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.
В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?
Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!
Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии. Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.
Автоматизация – королева эффективности
Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.
Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.
Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.
Численность работников бухгалтерии можно определить исходя из объема выполняемых ими работ. Для этого используются типовые нормы времени нормы обслуживания на работы по бухгалтерскому учету, утвержденные Гос. комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и з/пл 13.01.1971 г.
Нормы времени определяют совокупные нормативные затраты времени на выполнение полного объема бухгалтерских работ в течение месяца, условно отнесенных на один первичный приходно-расходный документ.
Нормы времени разработаны по отдельным видам бухгалтерских работ. Эти нормы дифференцированы по количеству строк, граф и уровню механизации в первичном документе. По расчету заработной платы и табельному учету используются нормы обслуживания, которые определяются как количество работников, приходящихся на одного бухгалтера и одного табельщика. Они установлены отдельно для рабочих, находящихся на сдельной оплате труда и для остальных категорий работников. Кроме того нормы обслуживания для сдельщиков подразделяются в зависимости от характера производства.
Расчет явочной численности работников, занятых различными видами бухгалтерских работ, производятся в следующем порядке:
Нч общ = НчБУ + НчЗ/пл + НчТаб.уч.
Численность работников, занятых БУ (НчБУ) по видам работ определяется:
НчБУ = (Х хНвр) / 10476,
где Х – среднемесячное число первичных приходно-расходных документов
Нвр – норма времени на один приходно-расходный документ, мин.
10476 – месячный фонд работы на одного бухгалтера, мин.
Численность бухгалтеров, занятых расчетом заработной платы (НчЗ/пл) определяется:
НчЗ/пл = Ч1 / Нобс.1 + Ч2 / Нобс.2,
где Ч1, Ч2 – численность сдельщиков и повременщиков,
Нобс.1 – норма обслуживания сдельщиков одним бухгалтером, чел.
Нобс.2 – норма обслуживания повременщиков одним бухгалтером, чел.
Численность табельщиков (НчТаб.уч.)
НчТаб.уч = Ч3 / Нобс.3,
где Ч3 – численность работников, охватываемых табельным учетом,
Нобс3 – норма обслуживания работников одним табельщиком, чел.
7 Должностные инструкции, их содержание, порядок разработки и утверждения
Успешная работа аппарата бухгалтерии во многом зависит от правильного распределения обязанностей между ее работниками.
Обязанности, права и персональная ответственность каждого работника бухгалтерии определяются должностными инструкциями. Наличие таких инструкций позволяет проводить обоснованный подбор и расстановку кадров, осуществлять мероприятия по повышению их квалификации, укреплению трудовой дисциплины, улучшению условий труда.
Разработка должностных инструкций требует большой подготовительной работы и активного участия в ней всех работников бухгалтерии. Прежде всего, необходимо провести классификацию учетных работ по уровню сложности, что позволит равномерно распределить обязанности между отдельными исполнителями. Более ответственные участки работы следует поручить квалифицированным работникам. Также необходимо определить перечень должностных лиц и руководителей производственных подразделений, в обязанности которых входит оформление первичных документов по учету труда и выполненных работ, на поступление из производства готовой продукции, расходование материальных ресурсов.
Должностные инструкции для работников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером совместно с юридической службой. Если организационную основу бухгалтерии составляют секторы (группы, отделы), то должностные инструкции составляют руководители секторов (групп, отделов).
В должностные инструкции целесообразно включать следующие разделы:
1. Общие положения . В этом разделе определяются подчиненность работника, порядок его назначения и увольнения, перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться работник в своей работе.
2. Функции. Этот раздел содержит перечень конкретных функций, выполнение которых возложено на данного работника.
3. Должностные обязанности . Здесь указывается перечень работ, выполняемых работником. Сюда могут входить: оформление, прием, контроль и обработка соответствующих первичных документов; составление сводных и накопительных ведомостей; ведение регистров синтетического и аналитического учета; составление отчетности; оформление документов для сдачи в архив.
4. Права . В этом разделе излагаются права работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей. Эти права обуславливаются необходимостью взаимодействия с другими работниками бухгалтерии, службами и производственными подразделениями предприятия и определяются действующим законодательством.
5. Ответственность . Здесь перечисляются функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность. Подробная разработка этого раздела способствует четкой организации учетного процесса, строгому соблюдению нормативных актов, усилению бухгалтерского контроля за производственной и финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, повышению у работников чувства ответственности и осознания общественной значимости занимаемой должности.
Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия в двух экземплярах, один из которых под расписку вручается работнику, второй - хранится в делах бухгалтерии.
Должностная инструкция составляется на конкретную должность с указанием фамилии работника и перечня должностных обязанностей.
Должностные инструкции работников бухгалтерии необходимо периодически уточнять исходя из изменений в организации и управлении производством, технологии учетного процесса, организации внутрихозяйственного расчета и других факторов.
Должностные инструкции составляются на основании положения о должности, в котором указываются обязанности, права и ответственность работника, занимающего должность, квалификационные требования, основание введения должности и должностной оклад.
Положение о должности разрабатывается исходя из особенностей организации производства, труда и управления, требований к уровню подготовки и стажу работы, определенных квалификационным справочником «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159 с изменениями и дополнениями от 23.06.2008 г. №92. Положение о должности утверждается руководителем предприятия.
8. Индивидуальные графики работы отдельных работников: содержание и порядок разработки
Важным этапом организации работы учетного аппарата является разработка индивидуального графика выполнения учетных работ, который составляется главным бухгалтером (руководителем группы, отдела, сектора) для каждого должностного лица. В графике перечисляются все виды работ, предусмотренные должностной инструкцией конкретного работника бухгалтерии (другого лица, выполняющего учетные работы), указываются сроки выполнения каждой операции. Например, индивидуальный график работы кассира может выглядеть следующим образом:
| № п/п | Наименование работы | Срок исполнения |
| Проведение операций в банке (получение и сдача денег, получение выписок со счетов предприятия, сдача платежных поручений и других документов) | Ежедневно 9.00-10.00 | |
| Сдача в бухгалтерию предприятия выписок с расчетных счетов предприятия (с приложениями к ним) | 10.00-10.30 | |
| Оформление кассовыми ордерами получения денег по чекам и сдачи наличных денег по объявлениям | 10.30-11.00 | |
| 11.00-13.00 | ||
| Обед | 13.00-14.00 | |
| Прием и выдача наличных денег работникам предприятия | 14.00-17.00 | |
| Составление отчета по кассе и сдача его в бухгалтерию | 17.00-18.00 |
Индивидуальные графики выполнения работ отдельных работников учетного аппарата должны быть согласованы между собой так, чтобы работа одного исполнителя не зависела от недостатков в работе других работников бухгалтерии.
Наличие индивидуальных графиков повышает ответственность исполнителей за порученную им работу, повышает четкость и организованность работы учетного аппарата, позволяет эффективно использовать рабочее время учетных работников.
Индивидуальные графики составляются в двух экземплярах. Первый вручается исполнителю и находится на его рабочем месте, второй - хранится у главного бухгалтера в отдельной папке, где собраны копии всех индивидуальных графиков.
Главный критерий работы отдела – эффективность. Просчитать ее непросто, но возможно. А потом легко выяснить, сколько сотрудников на самом деле требуется в бухгалтерии и как их правильно загрузить. На встряску устоявшихся схем работы уйдет много сил и времени, но грамотно проведенная оптимизация поможет всей компании.
Отбросьте эмоции
Первое, что нужно сделать, приступая к оценке подчиненных, – отбросить эмоции. Оценка должна быть беспристрастной и, если хотите, по-хорошему механизированной. Проявления личного отношения к сотруднику сгубят начинание на корню. Ведь не так-то просто признать, что Олечка, с которой вы уже десять лет ходите обедать вместе, неделями сидит без дела.
Конечно, налаженные в коллективе взаимосвязи резко рвать не надо. Но и поддерживать беспорядок, если он появился, тоже нельзя. Поэтому попробуйте взглянуть на коллег со стороны. Представьте, что вы проверяющий и ваша задача – разобраться, как здесь все работает и насколько эффективно. Расплывчатые определения отбросьте раз и навсегда. «Хорошо работает», «неплохо справляется» – формулировки для разговора с соседкой по этажу. Но они не годятся для серьезного анализа, тем более такой точной сферы, как бухгалтерия. Только четкие цифры, только конкретные понятия.
Каждую оценку четко аргументируйте. Во-первых, так вам проще понять, насколько качественно сотрудник работает. Во-вторых, обоснования пригодятся для подчиненных, когда вы потребуете исправить ошибки. Каждый промах следует серьезно разъяснить. В-третьих, это нужно начальству, если встанет вопрос о коренных изменениях в отделе. Часто руководство считает: бухгалтерия работает – и ладно. А при анализе оказывается, что схему труда нужно перестраивать с основания. Понадобится открыть новые вакансии или, наоборот, встанет вопрос об увольнениях. И если в последнем случае убеждать директора не придется, то расширение штата вызовет тысячу вопросов и контраргументов. Поэтому держите наготове тысячу ответов и причин.
Оцените эффективность сотрудников
Эффективный и простой алгоритм – определить период и подсчитать объем выполненной работы.
Выбор способа нормирования. Интерпретировать результаты, которые вы получите по итогам расчета, помогут нормативы труда. С их помощью вы определите, насколько в реальности, а не по разговорам загружен тот или иной сотрудник, отрабатывает ли он свою зарплату и какой у него уровень профессионализма.
Раз и навсегда установленных нормативов, универсальных для всех, не существует. Ввести норматив можно самому исходя из личного опыта. Если стаж и знания позволяют, почему бы и нет, можно установить приблизительное значение норматива. Главное не допустить здесь грубую ошибку – тогда вся работа по расчету эффективности пойдет насмарку. Если сомневаетесь в точности норматива, лучше сесть и детально его проработать.
Можно воспользоваться и нормами, которые действуют на других предприятиях. Главное, чтобы специфика и объемы работы у вас и в организации-примере совпадали. Бухгалтерии ИП бессмысленно равняться на финансовый отдел крупной корпорации.
Расчет норматива. При расчете нормативов отталкиваться лучше от элементарных операций и трудозатрат на них. Например, составить платежное поручение – простейшая задача. Определите, сколько времени уходит на это у бухгалтера. Затем подсчитайте, сколько поручений в день сотрудник должен составить. Дальше простая арифметика. Умножаем количество платежек на время, которое тратится на каждую, и получаем ежедневную норму. И так по каждой операции. Конечно, расчеты потребуют кропотливой работы, но оно того стоит, поверьте.
Отмечу, что если вы берете чужие нормативы, то их тоже нужно обязательно проверить. Во-первых, на наличие элементарных ошибок. Во-вторых, на соответствие вашей работе.
Система контроля. Следующий этап – установить жесткий контроль. Звучит угрожающе, но это необходимость. Иначе качественно оценить сотрудников не получится. Продержаться в режиме постоянного контроля придется хотя бы время, необходимое для оценки труда. Хотя некоторые вещи полезно ввести в привычку, чтобы поддерживать порядок в бухгалтерии.
Чтобы иметь полную картину состояния дел ваших подчиненных, достаточно делать «фотографии рабочего дня». Для этого каждый работник должен сдавать подробные отчеты о том, чем он занимался. Собирать отчеты можно в течение любого периода от одного дня до года – на ваше усмотрение. Я рекомендую не мучить сильно ни себя, ни своих сотрудников и начать с малого. За неделю вы получите столько информации для анализа эффективности работы бухгалтерии, что мало не покажется. Хотя если есть необходимость рассчитать полную загрузку того или иного сотрудника, то к ежедневным задачам необходимо добавить ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные. Например, ежедневно сотрудник формирует накладные, ежемесячно участвует в формировании актов-сверок, ежеквартально – помогает составить декларацию по НДС, а ежегодно – подготовить годовую отчетность.
Как убедить руководителя в том, что нужно расширить штат
Доказывать руководству, что бухгалтерии необходимы дополнительные силы, можно исключительно цифрами. Если вы придете с просьбой о подмоге и единственным аргументом будет фраза «я не справляюсь», начальник справедливо предположит, что это вы некомпетентны. И тут уж будет не до новых сотрудников, свою бы зарплату сберечь. Эмоции вряд ли убедят директора тратить деньги на нового человека, если его необходимость неочевидна.
А если вместо длинных речей вы положите на стол руководителя папку с подсчетами выгоды от нового сотрудника, разъясните емко и понятно, чем сейчас занята бухгалтерия и что внутренние резервы повышения эффективности уже исчерпаны, то и разговоров особых не понадобится.
Распределите нагрузку, учитывая квалификацию работников
В бухгалтерии работает пять типов специалистов. Количество людей варьируется в зависимости от оборотов компании, но иерархия обычно одинакова. Итак, в каждой бухгалтерии есть операционисты – начальная бухгалтерская ступень. На них простейшие задачи. Более квалифицированные сотрудники – младшие бухгалтеры. Они отвечают за участки, которые не требуют углубленных знаний. Младшие бухгалтеры помогают ведущим бухгалтерам. Это специалисты с обширными знаниями и внушительным опытом.
Заместитель главбуха – это либо высококвалифицированный специалист в какой-то области (например, ВЭД или НДС), либо сотрудник, который помогает главному бухгалтеру руководить отделом, курируя те или иные подразделения в структуре бухгалтерии.
И главный бухгалтер – специалист высшей категории с огромным опытом. Главбух в целом определяет налоговую политику компании и несет ответственность за работу бухгалтерии.
Количество специалистов на каждой ступени обратно пропорционально рангу. То есть главный бухгалтер один, а операционистов, как правило, больше всех.
Сравните штат вашей бухгалтерии с классической иерархией. Возможно, из пяти бухгалтеров у вас нет ни одного, кто мог бы называться старшим. Зато операционистов трое. Тогда логично повышать квалификацию кого-то из сотрудников, если работы на троих операционистов уже не хватает. Либо просить новую единицу, если трое справляются со своими обязанностями впритык.
Главный принцип распределения нагрузки – каждый должен заниматься своими обязанностями. Теми, что соответствуют его квалификации и опыту. Операционисту никто не доверит руководство финансовыми потоками компании. Но главбухи зачастую погрязают в рутинной работе, которая в компетенции младших сотрудников. Таким образом, высококвалифицированный специалист растрачивает драгоценное (и хорошо оплачиваемое!) время на простейшие типовые задачи. От этого страдает его основная работа, а значит, и компания.
Не бойтесь делегировать полномочия! Принцип «проще сделать самому» и работа до полуночи вовсе не делают вас героем, а лишь провоцируют низкое качество. Множество мелких заданий наряду с крупными и сложными рано или поздно приводят к тому, что у вас рассеивается внимание. К тому же такие жертвы никак не отражаются на зарплате. А те, кто должен выполнять эту работу, сидят без дела. Налицо дисбаланс сил. Если его восстановить, эффективность бухгалтерии сразу возрастет.
Решите, сколько бухгалтеров вам надо
Разобрались с составом подчиненных и с нагрузкой сотрудников – реальной и желаемой. Пора разобраться с бухгалтерией как подразделением. Выясните, какой объем работы требует компания от вашего отдела и в какие сроки. Затем оцените специфику требований и распишите, какие функции должна выполнять бухгалтерия. Определив задачи подразделения, рассчитайте время, которое на них уйдет.
Дальше опять деление. Распределите задачи между исполнителями в зависимости от квалификации. Учтите отведенное время. После этих несложных подсчетов получаем число работников каждой категории, которые требуются вашей бухгалтерии.
Затем обратитесь к тем же нормативам и разделите нагрузку на количество человек, которые работают у вас на данный момент. В итоге вы увидите либо лишние штатные единицы, либо недостающие. Здесь стоит сказать, что объем средств, которые проходят через компанию, или сфера деятельности определяют численность сотрудников бухгалтерии лишь косвенно. Напрямую ее определяет исключительно перечень функций, возложенных на работников. Чтобы вы не запутались в описании, приведу пример.
ОБ АВТОРЕ МАСТЕР-КЛАССА
Павел Владимирович Меньшиков – эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.
Пример.
В бухгалтерии П АО «Свет очей» работают три человека: главбух, старший бухгалтер и операционист. Главный бухгалтер требует расширить штат. По его мнению, трое сотрудников с объемом работы не справляются.
Для начала определим задачи, которые стоят перед бухгалтерией П
АО «Свет очей» . Это: ведение бухгалтерского и налогового учета, ведение кассы, расчет и выдача зарплаты и других выплат, выдача справок и разъяснение вопросов сотрудникам, работа с первичной документацией, подготовка отчетности, минимизация налогов и общая оптимизация расходов и доходов компании, общение с контролирующими органами и другими структурами – банками
и т. д. Кроме того, директор возложил на бухгалтерию ведение кадрового учета и подготовку типовых договоров.
Теперь нужно понять, сколько времени на все это тратится. Например, на обработку такого объема первички уходит четыре часа в день. В 2015 году 247 рабочих дней, соответственно, 247 × 4 = 988 часов в год.
По этой схеме рассчитываем и время на другие задачи. Получаем: начисление и выдача зарплаты и прочих выплат – 494 ч, налоговый учет – 1482 ч, справки сотрудникам – 123,5 ч, отчетность – 494 ч, касса – 988 ч, оптимизация расходов и доходов – 494 ч, поездки в банк и налоговую – 494 ч. На кадровый учет эта бухгалтерия тратит 494 ч, на подготовку юридических документов – 494 ч.
Разберемся, кто из сотрудников какие задачи выполняет. Главбух – налоговый учет (1482 ч), оптимизация доходов и расходов (494 ч), поездки в банк и налоговую (494 ч). Старший бухгалтер – начисление и выдача зарплаты и прочих выплат (494 ч), справки сотрудникам (123, 5 ч), отчетность (494 ч), кадровый учет (494 ч). Операционист – касса (988 ч), подготовка договоров (494 ч).
И наконец, годовая часовая нагрузка на каждого сотрудника. Главбух – 2470 ч в год, старший бухгалтер – 1605 ч, операционист – 1482 ч. Норма рабочего времени на 2015 год при
40-часовой неделе – 1971 ч. Операционист недорабатывает 489 ч, старший бухгалтер – 366 ч. При этом нагрузка главного бухгалтера сильно превышена – 252 ч.
Выход из этой ситуации – вовсе не расширение штата. Как видим, у двоих сотрудников свободного времени даже больше, чем недостает главбуху. Чтобы оптимизировать работу, достаточно пересмотреть обязанности каждого сотрудника, а главбуху делегировать часть полномочий подчиненным.
Немаловажен и уровень автоматизации бухгалтерии. Если в компании используют современные программы, если в отделе есть умная техника, то персонала потребуется куда меньше. Зачем нужен отряд операционистов, если платежки формируются автоматически? Поэтому проблему расширения штата (если речь идет о людях с невысокой квалификацией) можно решить через модернизацию оснащения. Это единовременное вложение не идет ни в какое сравнение с постоянными расходами на зарплату, организацию рабочего времени и прочие затраты, связанные с введением нового человека в штат.