Амулеты и талисманы 

Протокол по преждевременным родамг. Клинический протокол преждевременные роды. Вызывают ли свечи Букоспан преждевременные роды

"Хочешь жить в согласии - соглашайся! "
Правило Рейберна

Электронное согласование документов в ESCOM.BPM

Одной из наиболее важных и востребованных функций является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

Базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов произвольных типов .

Выгоды от внедрения электронного согласования документов

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

  • сократить сроки согласования
  • снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов
  • облегчить работу с версиями документов
  • обеспечить прозрачность процедуры согласования

Преимущества электронного согласования в системе ESCOM.BPM

Система ESCOM.BPM содержит большое количество преимуществ для электронного согласования документов:
  • Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью "мыши"
  • Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
  • Возможность запрета на изменение схемы согласования
  • Автоматическое управление статусами документа
  • Автоматические уведомления и напоминания
  • Автоматический контроль сроков согласования
  • Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
  • Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
  • Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
  • Учёт статусов замечаний - какие замечания сняты, а какие нет
  • Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
  • Автоматическое формирование журнала "Документы на согласовании"
Этот список можно продолжить...

Процесс электронного согласования - как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Модель электронного согласования документа - последовательная или параллельная?

В программе предусмотрена возможность проведения электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее, то в его карточке будет отображаться статус "Согласование не проводилось"
. Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на "Проводится согласование".

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус "Не согласован" и документ отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения. Инициатор вносит правки в документ, формирует новую версию, отмечает, что провёл работу над замечаниями. После внесения необходимых корректировок документ отправляется на повторное согласование.

Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован», а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Как купить решение "Электронное согласование документов"

Решение доступно в редакциях "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в Для покупки нужно положить в корзину и необходимое число

Система согласования - компонент UPE, позволяющий организовать и автоматизировать сложный процесс последовательно-параллельного принятия решений и совместной согласованной обработки информации. Перейти от устаревшей практики бумажного документооборота к более прозрачной и структурированной системе электронного согласования различных документов.
Система согласования разработана на основе концепции Workflow (процессное управлениеорганизацией/управление бизнес-процессами – BPM (Business Process Management) ) и позволяет осуществлять в электронном виде согласования следующих документов:

  • согласование договоров
  • согласование заявок оплату
  • согласование бюджетов
  • согласование прочих документов

Согласование представляет собой процесс прохождения задачи (заявки) по маршруту, этапы которого определяются в соответствии срегламентом согласования и задаются в шаблоне системы согласования. На каждом этапе производится обработка заявки ответственными за этап лицами - выполнение действий, требуемых регламентом процесса, в т. ч. принятие решений, от которых зависит дальнейший маршрут заявки (в соответствии с заданной в шаблоне схемой).

Система электронного согласования UPE предоставляет инструментарий для двух основных классов задач процессной деятельности:

  • разработка моделей (сценариев) процессов - шаблонов системы согласования
  • выполнение процессов по заданным сценариям

Важным преимуществом Системы согласования является её полная интеграция в информационную среду PD & UPE, что обеспечивает доступ в ней ко всем средствам управления данными и их анализа, и в т. ч. – возможность обмена данными с системами проектного (КСП) и ситуационного (СПУ) управления. Например, шаблон системы согласования может быть создан на основе диаграммы КСП, в т. ч. из реального проекта. При этом из диаграммы КСП берутся этапы согласования и связи между ними, из неё же можно задать, например, временные характеристики этапов (промежутки времени, по истечении которых возникают события). Связи между этапами могут быть выключены с возможностью обратного включения, или сделаны вычисляемыми с использованием мощного математического аппарата UPE (SQL-функции и т. п.).

Задача (заявка) содержит контекст процесса согласования – информацию, необходимую для её обработки. На каждом этапе согласования задаче может соответствовать:

  • строка в Z-листе
  • представление Z-листа
  • срез куба PD

Таким образом, Z-лист может содержать контекст как для одной заявки, так и для их множества – если задан режим согласования «по строкам».

Для определения лиц (пользователей системы), участвующих в процессе электронного согласования, используется механизм ролей. Роли служат для объединения пользователей по функциональному признаку с возможностью взаимной замены в рамках роли (по причине болезни, увольнения, выхода из проекта и т. п.). Можно настроить временную замену одного пользователя другим с указанием временного отрезка (на период отпуска, командировки и т. п.).

Процесс электронного согласования может сопровождаться рассылкой сообщений лицам, участвующим в процессе. Факт отсылки и содержание сообщения определяются наступившим событием, контекстом заявки и набором настраиваемых сообщений, связанным с выбранной ролью получателя. Это позволяет дифференцировать рассылку по уровням ответственности и сообразно требуемой полноте информации.

Доступ на объекты согласования и получение сообщений настраивается в шаблоне согласования на основе ролей. При этом возможно изменение доступа временно, на период нахождения заявки на определённых этапах, и установка очередности применения доступов и выполнения макросов.

Главным инструментом разработки процесса и управления его выполнением является диаграмма шаблона согласования (блок-схема процесса). Она показывает схему переходов – графическое представление этапов и связей между ними. На этой же схеме предусмотрены отображение множества настроек процесса (например, указание на временное изменение доступа на объекты UPE и PD, включенные, выключенные и вычисляемые связи и т. п.) и средства установки настроек.

В ходе процесса общего согласования диаграмма отображает его состояние с использованием цветокодирования – пройденные и текущие этапы (текущих этапов может быть несколько при параллельном согласовании) помечаются цветом в соответствии с результатами их выполнения. При необходимости процесс общего согласования может быть отменён (полностью остановлен).

Для эффективного использования базы созданных процессов имеется возможность создания шаблонов подпроцессов согласования. Это позволяет провести декомпозицию сложных процессов на набор более простых и повторно использовать наработанные процессы.

Таким образом, этапу согласования, определённому в шаблоне процесса, может соответствовать либо единичное согласование, либо составное, определяемое шаблоном подпроцесса. Например, этап "Согласование договора с юридическим отделом" может иметь составной характер и определяться отдельным шаблоном подпроцесса, детализирующим схему этапов внутри отдела. При этом для основного процесса эти детали значения не имеют и могут быть изменены отдельно.

Подпишитесь , чтобы получать анонсы новых материалов.

Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят заинтересованные стороны.

Если рассмотреть жизненный цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится следующий график. (рис. 7)

Наибольшее количество людей работают с документами на стадии согласования. Процесс согласования - одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа.

Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.

Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.

Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.

При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.

Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.

При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор.

Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.

Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласований. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.

При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена.

«Конструктор» предлагает такие варианты действий:

ничего не делать;

продолжить процесс;

однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;

приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.

Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:

уведомить инициатора и продолжить процесс;

продолжить процесс без уведомлений;

уведомить инициатора и остановить процесс.

Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку

Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше усилий и времени, чтобы контролировать данный процесс. Кроме того, эксплуатация системы позволит соблюсти жесткие сроки подготовки документов.