Как проводится инвентаризация материалов. Учет недостач и потерь от порчи ценностей
Какими проводками в бухгалтерском учете отразить недостачу?
Об отражении недостачи в бухгалтерском учете - читайте в статье.
Вопрос: На базе нашего предприятия создано обособленное подразделение - магазин розничной торговли (продажа кормов для животных), по результатам ревизии в магазине была выявлена пересортица и недостача кормов. Как оформить документально? Какими проводками в бухгалтерском учетеотразить недостачу? Было решено, что недостача будет внесена на счет предприятия наличными деньгами. Недостача должна вноситься с учетом наценки или без?
Ответ: Выявленные в результате инвентаризации излишки или недостача отражаются в акте инвентаризации и сличительной ведомости. Сличительная ведомость составьте только по тому товару, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.
В бухгалтерском учете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации, отразите записью Дебет 94 Кредит 41 по фактической себестоимости, которая определяется по данным бухучета. В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. Зачет пересортицы отразите проводками (по соответствующим наименованиям товаров): Дебет 41 Кредит.
Если виновником недостачи является сотрудник, то согласно ст. 238 ТК РФ взыскивать с него упущенную выгоду (неполученный доход в виде торговой наценки) не допускается. При этом, законодательство позволяет взыскать с сотрудника рыночную стоимость утраченного имущества, т.е. не обязательно балансовую.
Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации
Бухучет: инвентаризация
В бухучете недостачу, выявленную при проведении инвентаризации , отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства - по остаточной стоимости. При этом сделайте проводку:
Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43, 50...)
- отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации.
На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 ).
Бухучет: списание на затраты
Учет недостачи зависит от того, по какой причине она возникла:
- по причине естественной убыли (для материально-производственных запасов (МПЗ));
- по вине материально-ответственного лица;
- в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).
Бухучет: взаимозачет пересортицы
В отношении недостач и излишков при пересортице можно произвести взаимозачет. При этом взаимозачет производится:
- по пересортице за один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого сотрудника;
- в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
При этом в бухучете не нужно отражать в расходах стоимость зачитываемых недостач, а в доходах - стоимость зачитываемых излишков. Зачет пересортицы отразите проводками (в разрезе субсчетов по соответствующим наименованиям ТМЦ):
Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41, 43)
- отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.
Стоимость недостающих ТМЦ, не зачтенных в счет излишков, спишите на недостачи.
Бухучет: возмещение ущерба виновным лицом
Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае сотрудник должен возместить организации всю сумму причиненного ущерба (). Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета ().
Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:
Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;
Дебет 73 Кредит 98
- отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- погашена задолженность по недостаче сотрудником.
По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:
Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.
Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:
Дебет 94 Кредит 98
- отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;
Дебет 73 Кредит 94
- отнесена недостача имущества на сотрудника.
По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:
Дебет 98 Кредит 91-1
- включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.
Ситуация: можно ли взыскать недостачу с уволенного сотрудника, с которым был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризацию провели после увольнения
Нет, нельзя.
При увольнении материально ответственного лица до расторжения с ним трудового договора проведите инвентаризацию. Организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица . Увольняемые материально ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества.
Чтобы доказать, что недостача имущества возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении. По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя. Значит, и взыскать недостачу также нельзя.
Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).
Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:
Дебет 91-2 Кредит 94
- списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.
Недостача имущества, списанного с баланса
Ситуация: как отразить в бухучете недостачу имущества, не числящегося на балансовых счетах (например, материалов, списанных в учете на расходы). Имущество, по которому обнаружена недостача, принадлежало организации
Если выявили недостачу имущества, которое не числится на балансе, признайте ее ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения.
Недостача имущества может произойти:
- по причине естественной убыли ;
- в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.);
- по вине материально-ответственного лица (иных виновных лиц);
- по неустановленным причинам (виновные не найдены).
Если недостача имущества, не числящегося на балансовых счетах, произошла по причине естественной убыли или в результате форс-мажорных обстоятельств, отражать это дополнительными проводками не нужно. Недостающее имущество нужно списать с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Такой же порядок применяйте и в случаях, когда виновные в недостаче лица не установлены. Объясняется это следующим образом. Если недостача возникла по этим причинам, в учете организации нет оснований учитывать ни расходы (имущество уже было ранее учтено в затратах), ни доходы (поступлений в счет возмещения ущерба не ожидается). Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов (счет 91).
Пример отражения в бухучете недостачи спецодежды, списанной с балансовых счетов на расходы. Сумма недостачи удержана из зарплаты виновного сотрудника
В марте ООО «Производственная фирма "Мастер"» в соответствии с отраслевыми нормами закупило для сотрудника основного производства спецодежду (срок носки 12 месяцев) стоимостью 1180 руб. (в т. ч. НДС - 180 руб.). В этом же месяце организация выдала спецодежду сотруднику.
В учетной политике «Мастера» сказано, что спецодежда стоимостью менее 20 000 руб. учитывается в составе материалов. При этом спецодежда, стоимость которой составляет менее 20 000 руб. и срок использования которой не более 12 месяцев, списывается на расходы единовременно (учет такой спецодежды ведется в специальных ведомостях).
В мае один из сотрудников уволился, при увольнении спецодежду не вернул. Руководителем было принято решение взыскать с зарплаты сотрудника недостачу спецодежды. В счет погашения материального ущерба из последней зарплаты сотрудника была взыскана стоимость спецодежды в размере 1000 руб.
Сумму недостачи бухгалтер отразил в бухучете с использованием счета 94.
В марте бухгалтер сделал следующие записи:
Дебет 10-11 Кредит 10-10
- 1000 руб. - выдана спецодежда в пользование сотруднику;
Дебет 20 Кредит 10-11
- 1000 руб. - списана стоимость спецодежды на расходы.
В мае бухгалтер сделал следующие записи:
Дебет 94 Кредит 98
- 1000 руб. - отражена сумма выявленной недостачи.
Дебет 73 Кредит 94
- 1000 руб. - отражена сумма задолженности сотрудника по возмещению причиненного ущерба.
Дебет 70 Кредит 73
- 1000 руб. - удержана из зарплаты сотрудника стоимость утраченной спецодежды;
Дебет 98 Кредит 91-1
- 1000 руб. - отражена в составе внереализационных доходов сумма погашенного ущерба.
Как провести инвентаризацию
Излишки и недостачи
Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, то оформите сличительную ведомость. Ее составьте только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
- Количество инвентаризаций в отчетном году;
- Даты проведения инвентаризаций;
- Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
- на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
- за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
- к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
- решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
- либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
- либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
- инвентарные ведомости;
- акты, подтверждающие недостачу;
- заключение комиссии, расследующей недостачу;
- объяснительная записка сотрудника.
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
Каждое предприятие должно периодически проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Об инвентаризации основных средств подробно написано в . Здесь же подробнее остановимся на инвентаризации материалов. Каков порядок проведения инвентаризации ТМЦ, какие документы заполняются, как этот процесс отражается в бухгалтерском учете.
Инвентаризации должны подвергаться все материалы, имеющиеся у предприятия. Помимо материалов, хранящихся на складах, сюда также относятся материалы, переданные на хранение или переработку на другие предприятия, а также отгруженные, но не оплаченные покупателям, и материалы, находящиеся в пути, то есть купленные и оплаченные у поставщиков, но не дошедшие еще до организации.
Инвентаризация материалов (ТМЦ) – это сравнение фактического наличия материалов с учетными данными. Причины инвентаризации ТМЦ могут быть различны: как смена материально ответственного лица, так и плановая очередная проверка. Инвентаризация материалов может проводиться как в середине года при необходимости, так и в конце.
Документальное оформление инвентаризации материалов (ТМЦ)
- – в этой описи отражаются данные о материалах, находящихся на складах предприятия;
- – здесь указываются сведения об , но оплата за которые еще не поступила, данные для заполнения формы берутся из документов, подтверждающих отгрузку;
- – данная форма предназначена для отражения данных о материалах, переданных на хранение на склады других организаций, данные для заполнения берутся из документов, подтверждающих передачу на ответственное хранение;
- – форма предназначена для учета , но еще не полученных от поставщика, сведения берутся из документов, подтверждающих оплату и покупку ценностей.
В процессе заполнения указанных выше форм указываются следующие данные:
- наименование материалов;
- номенклатурный номер, артикул;
- количество;
- стоимость;
- другие необходимые сведения.
После того, как описи заполнены, данные из них переносятся в сличительные ведомости. Существует «Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ», в ней происходит сравнение фактических данных и данных бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет инвентаризации материалов
В процессе сравнения может быть выявлена недостача или излишки. Выявленные расхождения подлежат обязательному отражению в бухгалтерском учете.
Учет излишек, выявленных при инвентаризации материалов
Излишки приходуются на счет учета материалов по рыночной стоимости и относятся к прочим доходам предприятия.
Проводки по учету излишек
Учет недостачи материалов
Недостача списывается со счета учета материалов по учетной стоимости на «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если сумма недостачи не значительна, в пределах установленных норм, то она списывается в расходы на производство, либо на продажу.
Если выявлен виновник возникновения недостачи, то она списывается на его счет и возмещается либо из зарплаты виновника, либо путем внесения им денег за недостачу в кассу предприятия.
Если виновник не выявлен либо судом не признан таковым, то недостача списывается в прочие расходы предприятия.
Проводки по учету недостачи
Дебет | Кредит | Название операции |
Отражена недостача материалов в бухучете |
||
Недостача списана на затраты на производство |
||
Недостача списана на затраты на продажу |
||
Недостача списана в прочие расходы |
||
Недостача списана на счет виновника |
||
Недостача удержана из заработной платы виновного лица |
||
Возмещение недостачи путем внесения виновником наличных денег в кассу предприятия |
Понятие инвентаризации, а также случаи, когда ее проведение обязательно. А какие делаются проводки по результатам инвентаризации?
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации
Итоги инвентаризации оформляются первичными учетными документами, форму которых организация может разработать самостоятельно и закрепить в своей . А можно воспользоваться формами, приведенными в Постановлениях Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 , от 27.03.2000 № 26 .
Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:
- Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) - на все проверяемые основные средства;
- Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) - на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.
Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете
Напомним, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):
| Тип расхождения | Порядок бухгалтерского учета |
|---|---|
| Излишек | Оприходование по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации с отнесением на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации |
| Недостача в пределах норм естественной убыли | Отнесение на издержки производства или обращения (расходы) |
| Недостача сверх норм естественной убыли | Отнесение за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации |
Инвентаризация: бухгалтерские проводки
В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:
Если, например, выявлены излишки в кассе, проводка будет следующая:
Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 91-1
Таким образом, если выявляются излишки проводка строится как дебет счетов учета имущества, на которых оно учитывается, и кредит счета 91-1.
Бухгалтерские проводки по инвентаризации в случае выявления недостач:
| Операция | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Выявлена недостача материалов в результате инвентаризации | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | 10 «Материалы» |
| При инвентаризации выявлена недостача основных средств | 01 «Основные средства» | |
| Выявлена недостача готовой продукции при инвентаризации | 43 «Готовая продукция» | |
| Списана недостача в пределах норм естественной убыли | 20 «Основное производство» 25 «Общепроизводственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и др. | 94 |
| Списана недостача ценностей сверх норм убыли при наличии виновных лиц | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | |
| Списана недостача ценностей сверх норм убыли, если виновные лица не установлены или во взыскании с них отказано судом | 91-2 «Прочие расходы» |
Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и подпункта 1 пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).
Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .
УСН
Если организация на упрощенке выбрала объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в расходы при расчете единого налога включите только сумму недостачи в пределах норм естественной убыли (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, расходы в виде сумм нанесенного ущерба сверх норм естественной убыли не уменьшают налоговую базу. Этих затрат нет в перечне расходов, которые можно учитывать при расчете единого налога (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Если организация на упрощенке выбрала в качестве объекта налогообложения доходы, то сумму недостачи при расчете единого налога не учитывайте. Пунктом 3 статьи 346.21 Налогового кодекса РФ это не предусмотрено.
Если недостачу имущества возмещает виновное лицо, учтите ее в составе доходов при расчете единого налога независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация (абз. 3 п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250 НК РФ). Недостачу включите в доходы в момент возмещения сотрудников ущерба (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.
ЕНВД
Сумма недостачи на величину ЕНВД не влияет, так как при определении единого налога расходы организации в расчет не берутся (ст. 346.29 НК РФ).
ОСНО и ЕНВД
Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД и имущество используется в обоих видах деятельности организации, сумму недостачи такого имущества нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности на ЕНВД, учесть нельзя.