Идеальное извинение: как правильно просить прощения. Извинения в прозе

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет голосовать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию. Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи. Инструмент для этого – письмо-извинение.

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы. Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке. Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо». Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

1 3 786 0

Современный мир полон конфликтов и стрессов. Зачастую мы расставляем приоритеты неверно, акцентируя все свои силы и внимание на сторонних вещах. Не стоит забывать, что люди, которые нас окружают, также требуют времени и сил с вашей стороны. Поддержание отношения – непростой процесс, который всегда зависит от обоих.

Концентрируясь на внешнем и забывая о внутреннем, мы начинаем обесценивать чувства других, будучи убежденными, что нам простят любую мелочь и обиду. Тем не менее, часто жизнь демонстрируют иную модель.

Человек может прощать вас неисчислимое количество раз, но в определенный момент прекратить всякое общение и исчезнуть из вашей жизни. Если же речь идет не о близких людях, человек может не дать вам второго шанса вовсе.

В следующих пунктах мы хотим обсудить шаги к примирению, которые с большой вероятностью дадут понять другому человеку, какие мотивы вы на самом деле преследовали.

Анализ конфликта

Не стоит воспринимать все, что с вами происходит, как стечение обстоятельств. Поскольку мы имеем полное право распоряжаться своей жизнью и действиями, все то, что с нами сегодня происходит, является плодом наших вчерашних действий. Из этого следует, что обвиняя в конфликте своего партнера, вы избегаете ответственности. О каком искреннем извинении может идти речь? Если же оно не было искренним, права на прощение обидчик не имеет.

Не пытайтесь обманывать самого себя. Не чувствуете своей вины, но просите прощения, потому что так удобнее жить? Лучше не извиняться вовсе, пока не поймете своих ошибок.

Искреннее раскаяние

Итак, вы осознали свою вину. Однако осознание и раскаяние – не одно и то же.

Осознание говорит о том, что вы дорожите отношениями с человеком, а раскаяние – и человеком, и собственной совестью.

Мы все желаем справедливости и прощения. Тем не менее, зачастую стремление к собственному понятию справедливости заменяет потребность прощать и быть прощенным.

Просьба о прощении – не вакцина от мук совести. Безусловно, можно извиняться только ради того, чтобы наладить отношения, которые вам выгодны по тем или иным причинам. Можно мастерски научиться просить прощения, но в них не будет честности.

Человек, который так же как вы находит выгоду в общении, вас простит. Но тот, кто действительно обеспокоен совместным будущим, почувствует фальшивость.

Проговорите то, что чувствуете вы

Извиняясь перед человеком, честно расскажите о том, что чувствуете. Скажите о том, как вам было некомфортно, стыдно, неуютно во время ссоры и совместной изоляции.

Не стесняйтесь чувств! Главное – вера в то, что вы делаете.
Гораздо большего смущения были достойны несправедливые действия с вашей стороны. Прощение – шанс почувствовать себя лучше для обоих.

Проговорите то, что чувствует партнер

Говоря о своих эмоциях, не забудьте упомянуть, что мог чувствовать обиженный человек. Если вы знаете, что подставили партнера, скажите: «Я знаю, что доставил тебе массу неудобств и отнял время. Более того, осознаю, что тебе было трудно пережить это».

Если человек, перед которым вы извиняетесь, поймет, что вы хорошо ощущаете последствия своих действий, ему будет легче простить вас. Четкое осознание своей вины минимизирует возможность того, что подобная ситуация повторится в будущем.

Именно этого больше всего боится обиженный.

Дайте понять, что не будете совершать подобных действий, однако не в формате: «Я больше не буду!».
Гораздо лучше будет сказать: «Я больше НЕ ХОЧУ так поступать».

Полноценное извинение

Необходимо выразить все, что вы думаете, тщательно подбирая слова и выражения. Дайте человеку понять, что вы действительно хотите услышать его мнение и даже вердикт относительно сложившейся ситуации.

Забудьте о слове «но»! Можно наговорить невероятное количество слов и тысячу раз сказать слово «Прости», но раскритиковав человеческую реакцию и назвав целый список неугодных вам вещей, которые сделал второй участник конфликта, вы перечеркиваете буквально все.

Если уж взялись за то, чтобы наладить ситуацию, не стоит искать виновного, взвешивая по крупицам неправильные действия друг друга.

Ждите и надейтесь

Будьте готовы к тому, что вас не простят в ту же минуту. Именно такая реакция обиженного вами человека является сигналом о том, что отношения имеют шанс на жизнь.

Быстрые извинения и такие же быстрые прощения – не решение проблем, а маскировка последних.

В будущем они могут проявить себя в самый неподходящий момент, и стать камнем преткновения между партнерами.

Прости пожалуйста! Мне жаль, что так вышло. И это, действительно, было без злого намерения с моей стороны. Наши отношения очень важны для меня. И я хочу, чтобы никакие обиды и разногласия не могли встать между нами. Больше всего сейчас хочу помириться с тобой!

Искренне прошу извинить и простить меня за то, что в момент гнева и плохого настроения мною было сказано много лишнего и неблагопристойного, что конечно стало очень оскорбительным для тебя. Я признаю свою неправоту и с горечью сожалею о своём нелепом поступке. Надеюсь на твою доброжелательность, на то, что эта неприятность со временем будет благополучно забыта и наши отношения вновь станут прекрасными.

Нам иногда хочется остановить время или повернуть его вспять. Все потому, что мы люди, а люди делают ошибки, за которые стыдно и обидно. И у меня сейчас очень тяжело и скверно на душе. Только твое доброе сердце способно облегчить мои страдания, извини меня.

Искренне извиняюсь и прошу прощения за все мои плохие поступки. Мне не хотелось, чтобы так получилось. Пожалуйста улыбнись, я хочу увидеть твою красивую, ослепительную улыбку. Только так я пойму, что ты уже не обижаешься на меня. Ещё раз прости меня.

Введите e-mail адрес:

Извинения требуют высокого уровня человеческого потенциала - вдумчивого самоанализа и способности признать переживания другого человека. Иногда они требуют поставить себя в уязвимое положение по отношению к человеку, которому мы приносим свои извинения.

Вот почему никто и никогда не просыпается утром в радостном предвкушении предстоящей просьбы простить его. Конечно, в долгосрочной перспективе принесенные извинения дарят нам чувство облегчения, да и в целом это «правильный» поступок, и все же мы боимся их. Поэтому мы придумываем причины, чтобы не просить прощения, например, отказываемся признать собственную неправоту, оправдываем свое поведение, обвиняем другого человека или убеждаем себя в том, что наши слова (уже) не способны изменить ситуацию.

Взрослые часто действуют с самыми лучшими намерениями. И при этом учат детей неэффективно извиняться. Ведь мы часто заставляем их просить прощения тогда, когда они не считают себя виноватыми, или же мы сами до конца не разобрались в ситуации. Мы требуем, чтобы дети извинились, сердимся, когда они отказываются делать это, а позже не считаем нужным детально проанализировать случившееся. Или заставляем детей извиняться, но сами не понимаем или не знаем, что делать, когда их извинения - это всего лишь желание не попасть в неприятность.

Моральные ценности в действии

То, как вы моделируете и учите детей приносить и принимать извинения, имеет чрезвычайно важное значение. Если вы достойно справляетесь с этим, то строите для своего ребенка прочный фундамент этического развития. А если нет, то упускаете уникальную возможность продемонстрировать ему свои ценности в действии, вследствие чего ваш моральный авторитет постепенно падает.

Не удивительно, что молодые люди цинично относятся к извинениям и порой не видят в них никакого смысла. Часто они становятся свидетелями фальши в кругу сверстников и испытывают на себе неуважительное отношение взрослых, которые злоупотребляют своей властью и зачастую вовсе не думают извиняться . Не трудно понять, насколько сложной является задача родителей убедить детей в том, что извинение - это не просто поверхностный, легкомысленный жест. Но…

Несмотря на весь цинизм современного мира, опыт специалистов свидетельствует: когда дети видят, как взрослый человек искренне извиняется или со знанием дела содействует прекращению ссор между детьми, они осознают, насколько сильно извинения могут влиять и преобразовывать взаимоотношения.

Итак, какое же извинение можно назвать подлинным?

Тот, кто извиняется по-настоящему:

  • Признает, что каждый человек имеет право на собственные эмоции, чувства и точку зрения. Это означает, что никто не смеет говорить другому человеку, что тот «принимает что-то слишком близко к сердцу», «неправильно понимает» или «слишком восприимчив».
  • Говорит искренне.
  • Признает, что причинил боль другому человеку или нанес ему обиду.
  • Возмещает причиненный ущерб не потому, что его «поймали» или он не хочет попасть в неприятности, а испытывая потребность в этом.

Примерами правильных, искренних извинений могут служить следующие высказывания: «Я глубоко сожалею о своих словах» или «Я действительно забылся, проявил непочтительность и не подумал о том, насколько обидел вас и поставил в неловкое положение».

Дети растут, постоянно наблюдая за тем, как люди неискренне извиняются. Поэтому, если мы хотим показать им, насколько сильно подлинные извинения влияют на взаимоотношения, то также должны знать и уметь распознавать фальшивые извинения.

Фальшивые извинения

Фальшивые извинения представляют собой сочетание высокомерия, неискренности, а иногда и глупости, потому что человек не понимает, насколько притворно он выглядит в глазах других людей.

Человек, который приносит фальшивые извинения:

  • Произносит их неискренним тоном голоса, иногда сопровождаемым языком тела, например, вздохами и закатыванием глаз, которые свидетельствуют о его истинных чувствах.
  • Пытается заставить другого человека почувствовать себя слабым из-за желания получить извинение. Например, «Если тебя это так сильно возмущает, то хорошо, прости меня» или «Я прошу прощения, если я обидел вас», или «Я бы и внимания не обратил, если бы это произошло со мной».
  • Манипулирует человеком, перед которым извинился, как правило, для того, чтобы получить что-то. Например, «Давай просто забудем об этом, ладно? Если ты расскажешь об этом учителю, то мне…».
  • Говорит только о том, как он сам пострадал от ситуации, и не берет на себя ответственность за собственное поведение.

Когда поддельные извинения используются для того, чтобы минимизировать значение или оправдать расистские, сексистские высказывания (или любые другие комментарии, подвергающие нападкам сущность человека), человек, получающий извинения, может чувствовать себя еще более подавленным и расстроенным, потому что такие извинения оставляют нетерпимость безнаказанной.

По всем этим причинам очень важно знать, как противостоять фальшивым извинениям. Вот подходящая стратегия.

Хочу принести свои искренние извинения за всё то, что было мною сделано и сказано, за всё, что так сильно тебя огорчило. Мне не хотелось, чтоб всё случилось именно так, но произошедшее не исправить, и лишь извинения могут как-то сгладить ход тех событий. Извини, прости, пожалуйста, что тебе довелось испытать все те досадные эмоции и чувства, которые однозначно вызвали ряд сомнений относительно моей персоны. Я, честно, не специально, всё как-то само получилось, и оправдываться уже глупо, но я всё же попробую. Наверное, виной всему погода, а может, какие-то сдвиги в атмосфере... В общем, я искренне сожалею о случившемся и надеюсь получить твое прощение. Понимаю, глупо винить погоду, но это немного проще, чем себя, хотя себя виню не меньше. Надеюсь на твое добродушие и на то, что всё-таки ты сумеешь меня извинить.

Извини меня, пожалуйста, мне не по себе от того, что так поучилось и я искренне сожалею. Прошу простить меня и не таить в своём сердце обиду. Давай помиримся и всё будет, как и прежде. Обещаю, такого больше не произойдёт, только прости меня, не отворачивайся и не злись, подари мне тепло своей улыбки и всё будет хорошо.

Я хочу извиниться. Я не отказываюсь от своей неправоты и прошу у тебя прощения. Мне не хотелось, чтоб все так вышло, и тем более не хотелось обижать тебя. Мне нужно было учесть твою мнительность и ранимость. Видимо повлияла погода, а может в атмосфере был какой-то сдвиг, в общем, прости меня. Я постараюсь исправиться, и уж точно перестану обижать тебя. Твое молчание, это лучшее наказание для меня, но я считаю, что его нужно отменить. Давай так по детски, помиримся на мизинчиках, и пообещаем друг другу больше не ссориться. Я люблю тебя, и ты об этом знаешь, так, что хватит хмуриться, и давай помиримся, и тогда мир вновь обретет свои краски.

Мне жаль, что так вышло, прошу простить меня. Я искренне надеюсь, что больше не будет таких неприятных случаев и историй. Пусть обида оставит нас и уйдёт в прошлое, не обижайся, пожалуйста, на меня и не сердись.

Прости меня за весь тот негатив, который был принесен в твою жизнь. Я не хочу тебя расстраивать, а только желаю счастья и радости.

Иногда так мало слов, чтобы загладить свою вину. А порой простое «извини» трогает до глубины сердца. Я хочу сказать именно такое «извини» тебе, и оно, действительно, от души и от сердца. Пусть все плохое между нами сотрется, чтобы не повторялись прежние ошибки. Человеку надо давать второй шанс, и вот я у тебя этот шанс прошу. Прошу дать мне попытку исправить содеянное.

Извини меня. Я сожалею о том, что так получилось, я искренне прошу простить меня. Пожалуйста, хватит сердиться, давай оставим всё хорошее и забудем всё плохое, ведь так здорово, когда ты улыбаешься, когда без печали и суеты даришь радость всем вокруг.

У меня было достаточно времени на размышления, чтобы понять свою ошибку и вину. Я искренне прошу прощения и надеюсь, что твоё сердце сумеет растопить лёд глупой обиды. Я обещаю - такого больше не повторится, ведь для меня очень важно, чтобы у нас всё снова было хорошо.

От чистого сердца и души хочу извиниться за вспыльчивый нрав! Пусть мои поступки и слова не всегда бывают положительными, а обещания не сходятся с делом, прошу извинения и прошу меня простить! Обещаю все переосмыслить, сделать выводы и в дальнейшем не совершать данных ошибок.

Хочу извиниться, за свое не корректное поведение. Мне очень жаль, что этот тебя огорчило и расстроило.