Порча и сглаз 

Деловая встреча: как получить максимальный результат. Деловые встречи

Это один из актуальных вопросов, которые волнуют многих администраторов и руководителей проектов и компаний. Почему так много внимания уделяется этому? Потому что в основе всегда лежат соглашения, которые основываются на немалых деньгах, поэтому и способы достижения этих взаимоотношений бывают самыми разными.

Как провести деловую встречу на высшем уровне

Если у вас намечается подобное мероприятие, рекомендуем вам следующие методы:

Естественно, самым основным вопросом будет, нужна ли вообще эта деловая встреча или все можно выяснить посредством дистанционных переговоров. На самом деле все упирается в серьезность намерений и конечный результат. Если цели, как говорится, благородные и несут достойные плюсы, тогда встреча обязана быть. По пустякам не стоит устраивать подобного рода мероприятия.

Составьте себе план деловой встречи, в котором по пунктам распишите свою стратегию ведения беседы.

Отметьте вопросы, которые наиболее интересуют вас и отражают ваши намерения.

Поставьте центральный вопрос, вокруг всего и будет идти дело, так называемая, повестка дня. По сути дела, от этого вопроса не нужно уходить в сторону, поэтому периодически во время беседы акцентируйте свое внимание и внимание собеседника на главном.

Если ваш собеседник намерен получить какие-либо свои плюсы от дела, но они вам не выгодны, либо он избегает определенных тем, а они вам нужны, сделайте условные рамки и подготовьте контрольные вопросы, которые помогут уверенно добиться желаемого ответа и результата.

Указывайте точное время деловой встречи, а так же очертите временные рамки для самой встречи. Дайте понять собеседнику, что вы – очень серьезный человек и не тратите драгоценные минуты напрасно. Если вы не намерены повторять встречу из-за недопонимания друг друга, тогда сделайте акцент на том, что все должно решиться именно в этот раз, а не в какой-то другой момент.

Если в подобного рода встречах будут присутствовать третьи лица, которые также имеют определенные взгляды на конкретные вопросы, дайте им слово, иначе это будет выглядеть некорректно.

Никогда не превышайте порог спокойствия, будьте хладнокровным, даже если дело идет не так, как вы это планировали. Порою только «железная» выдержка помогает нам разобраться в ситуации и получить выгодный контракт.

Важные детали проведения деловой встречи

Если вам нужно провести деловую встречу, вы должны обязательно помнить, что успех проводимого мероприятия напрямую зависит от его качественной подготовки. Вы не должны упускать из виду ни одну важную деталь и только тогда деловая встреча пройдет на высшем уровне. Чтобы это сделать следует знать, как организовать деловую встречу.

Прежде всего вы должны назначить т очную дату деловой встречи. Для этого нужно заранее оповестить о ее проведении всех участников встречи. В зависимости от формата данного мероприятия и от того, с кем именно вы его проводите, это может быть телефонное или устное приглашение, деловым письмом или по электронной почте. Необходимо разослать всем участникам повестку дня с вопросами для дальнейшего их обсуждения, регламентом, основными докладчиками и справочными материалами, если это необходимо.

Нужно подумать какое место больше всего подойдет для проведения деловой встречи. Подходящим местом может быть ваш личный конференц-зал в компании или специальная переговорная комната. Удостоверьтесь в том, чтобы ваши коллеги в этот день не проводили своих деловых встреч. Не менее удобный вариант для проведения встречи – это арендованный вами конференц-зал. Такой вид услуг предлагают многие отели и гостиницы, образовательные учреждения, бизнес-центры.

Иногда деловые встречи устраивают в ресторанах и кафе. Этот вариант может быть уместен, когда на встрече присутствует небольшое количество участников. Если вы решили совместить деловые переговоры с завтраком или обедом или сделать это за ужином, тогда вы должны заранее зарезервировать столик в кафе или ресторане.

Место, где вы хотите провести деловую встречу, не должно быть слишком шумным, так как будет затруднительно обговаривать деловые вопросы. Желательно отказаться от выбора экзотических и экстравагантных мест, ведь ваши вкусы могут не совпасть со вкусами других участников проводимого мероприятия. Поэтому следует остановить свой выбор на заведениях классического характера.

Приготовьте необходимую аппаратуру и перед встречей проверьте ее. Микрофон проектор, видео и телефонная аппаратура – заранее все настройте и тщательно отрегулируйте, чтобы во время встречи не было никаких сбоев в ее работе.

Проверьте все места, разложите на стол раздаточный материал, не забудьте о письменных принадлежностях. Расставьте на столах таблички с фамилиями всех участников.

От вопроса – как провести деловую встречу и сделать это правильно? Напрямую зависит ее положительный исход, а в дальнейшем вам будет намного легче устраивать такие мероприятия.

Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых - способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.

Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.

Виды деловых встреч

Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.

Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.

Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.

Бизнес-семинар - учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.

Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.

Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.

Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.

Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.

Церемония открытия - шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.

День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.

Пресс-ланч - способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.

Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия - помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.

Официальные и неофициальные деловые встречи

Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:

  • официальные (с протоколом, строгой процедурой);
  • неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
  • внешние (с партнерами или клиентами);
  • внутренние (между работниками одной организации).

Этапы деловых встреч

Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:

  • уточнение точек зрения, позиций сторон;
  • обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
  • достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
  • анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
    • обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
    • коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
    • поддержание контактов;
    • координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
    • поддержка деловой активности.

Цели и задачи деловой встречи

Но главная цель - убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.

Программа и сценарий деловой встречи

Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.

К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.

Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.

Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:

  • подбора состава участников со всех сторон;
  • встречи прибывающих, трансфера, размещения;
  • питания и культурно-развлекательной программы;
  • собственно переговорного процесса.

В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.

Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.

Переводчик английского языка для деловой встречи

Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:

  • знание терминологии;
  • наличие опыта подобной работы;
  • умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
  • умение переводить четко, быстро, последовательно.

Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.

Ведущий на деловую встречу

Его задача - направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений - все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.

Во втором случае уменьшается вероятность ошибки - в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.

Результаты, итоги деловой встречи

Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.

Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.

Особенности деловых встреч с клиентом в России

Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.

Деловые встречи на выставках

Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.

ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.

Каждый день проводится большое количество деловых встреч и переговоров совершенно разных уровней. И не важно, что это: встреча глав мировых корпораций с целью заключить миллионную сделку или деловая беседа двух мелких предпринимателей о сотрудничестве – в любых переговорах важно уметь правильно их проводить, а не действовать наобум. Без тщательной подготовки к деловой встрече и правильной стратегии поведения во время неё вы вряд ли сможете достичь желаемого результата переговоров.

Проведение деловых встреч – дело довольно тонкое, и даже если вы только начинаете вести деловую активность, уже сейчас вам не помешает узнать некоторые нюансы организации деловых переговоров.

Как организовать деловую встречу

Во время деловой встречи соблюдайте несколько простых правил, и тогда вы: во-первых, будете чувствовать себя увереннее во время переговоров; во-вторых, предстанете в глазах своего собеседника (-ов) серьезной и продуманной личностью, с которой можно иметь дело; и в-третьих, повысите свои шансы на желаемый итог переговоров.

1. Четкие задачи

В процессе подготовки к переговорам необходимо составить конкретный список вопросов, которые нужно рассмотреть и задач, которые нужно решить. И во время самих переговоров не следует отклоняться от этого списка, иначе вы рискуете потерять главную нить разговора и, следовательно, не добиться поставленной цели. Чем больше основных вопросов, которые должны быть рассмотрены на переговорах, тем серьезнее должна быть подготовка к ним, так как необходимо выбрать оптимальное количество времени, которое затратится на рассмотрение каждого вопроса.

2. Минимум «воды»

Это правило касается не только деловых переговоров с партнерами, но и рабочих совещаний и любых деловых бесед по работе. Часто люди (особенно, если они находятся в приятельских отношениях вне работы), начинают углубляться в те темы, которые абсолютно не имеют отношения к цели переговоров. И по итогу получается, что встреча вроде бы состоялась, вроде бы о чем-то говорили, но в результате ни к чему не пришли. Поэтому старайтесь по максимуму отвлечься от разговоров на тему «как отметил день рождение» или «как поживает семья», а сконцентрироваться исключительно на рабочей теме. Все остальные разговоры – в свободное от работы время.

3. Только важные люди

Редко деловые переговоры проводятся двумя людьми с глазу на глаз. Это скорее частные случаи. В большинстве, на переговорах присутствует несколько людей с обеих сторон – советники, коллеги, партнеры, помощники. Брать с собой на переговоры нескольких людей, которые выскажут свое мнение, дадут совет и помогут принять правильное решение – это разумно, но не стоит переусердствовать с количеством помощников. Во-первых, большое количество людей в переговорной комнате может создать ощущение «толпы» и рассеять вашу концентрацию. Во-вторых, люди, которые не особо имеют отношение к рассматриваемой проблеме, если и будут говорить, то скорее всего это будет либо не по теме, либо просто не будет никого интересовать (вы же не будете прислушиваться к мнению дизайнера о том, как вывести предприятие из кризиса?). Поэтому берите с собой на переговоры только тех, кто действительно там нужен.

4. Пунктуальность и регламент

Привычка опаздывать – увы, проблема многих людей. И деловых в том числе. Ждать опоздавших – значит, задерживать начало переговоров. В ожидании время тратиться впустую. По-настоящему деловой человек просто обязан ценить своё время, поэтому либо «выдрессируйте» своих подчиненных так, чтобы они всегда приходили вовремя, либо просто начинайте без опоздавших. К слову, лучший способ навсегда пресечь привычку опаздывать у своих подчиненных – это подавать им собственный пример своевременного прихода на работу и на все рабочие мероприятия.

5. Слово каждому

Если вы приняли во внимание правило о присутствии только важных людей на переговорах (см. 3-й пункт), то значит, на деловой встрече вас интересует мнение каждого находящегося в стенах переговорной комнаты. Дайте им возможность это мнение высказать. Во время вашей речи позвольте присутствующим комментировать и делать конструктивные замечания, однако, не превращайте всё в балаган. Когда итоговое решение уже более менее вырисовалось, еще раз переспросите каждого, что он думает о сложившейся ситуации. Подводя итоги, старайтесь учесть мнение всех участников переговоров.

6. Сдержанность

Умение держать себя на деловой встрече – необходимое качество каждого человека. Не стоит проявлять излишний восторг в отношении каждого выгодного для вас решения. Не стоит раздражаться и психовать, если что-то пошло не так, как вы хотели. Вы можете проявлять своё удовлетворение или свое недовольство, но делайте это сдержанно и с достоинством. Также, на любые «выпады» со стороны оппонентов отвечайте спокойно и уверенно.

7. Презентации

Для любой деловой встречи уместно составить небольшую презентацию, в которой вы опишите краткие положения и цели встречи. Это будет полезно и вашей стороне, и стороне собеседника: вы не упустите и не забудете ни одной важной детали, а собеседнику будет легко воспринять информацию, если она будет представлена в наглядной форме.

8. Вывод

В конце встречи нужно обязательно сделать вывод, включающий в себя вопросы, которые были рассмотрены, и решения, которые были приняты по этим вопросам. Если определенные вопросы по каким-либо причинам не были затронуты (отсутствовали ответственные за них люди, не хватило времени, не было нужной информации и т.д.), то обязательно нужно перенести рассмотрение этих вопросов на определенный день и время, и оповестить об этом всех участников.

1. На рабочие переговоры стоит приходить в соответствующей деловой одежде. В некоторых современных компаниях уместен свободный стиль одежды в обычные рабочие дни (особенно для тех работников, которые не имеют прямого контакта с клиентами и партнерами), однако, если вы являетесь участником деловой встречи, проявите уважение к своим собеседникам и оденьтесь подобающе.

2. Если тематика переговоров очень обширна, будет лучше разбить их на несколько этапов, в процессе каждого из которых вы будете рассматривать отдельный вопрос. В этом случае необходимо правильно расставить приоритеты, и выстроить последовательность этапов в наиболее оптимальном виде.

3. Не тратьте понапрасну свое время. Если вы видите, что встреча стремительно терпит поражение, то лучше закончите её, не доживаясь «официального» финала. Признаков того, что переговоры уже не увенчаются успехом, может быть много: собеседник перестал задавать вам вопросы и поддерживать разговорную активность, собеседник явно устал и не настроен на конструктивную беседу, собеседник начал язвить и так далее. В зависимости от важности тематики переговоров и сотрудничества именно с этим партнером, либо перенесите встречу, либо вовсе поставьте на ней жирную точку.

4. Если другая сторона начала задавать вам слишком много провокационных и каверзных вопросов, это значит только одно: они не до конца верят тому, что вы говорите. Возможно, вы выглядите неубедительно. Поэтому стоит изменить манеру общения или поработать над невербальным проявлениями тела и голоса.

1. Подготовка .

Эффективная встреча на 70-80% состоит именно из подготовки.

Формируя список приглашенных необходимо учитывать цель встречи. Не стоит звать людей с мыслью «на всякий случай». Во встрече должны участвовать только те люди, которые действительно могут что-то привнести. Часто, организатор, не зная кто именно понадобится из другого департамента (допустим, начинается у вас какой-то проект, и вы хотите на раннем этапе обсудить его с потенциальными участниками), приглашает на встречу половину коллектива. В итоге, половина из этой половины во встрече, по сути, не участвует. Если вы, как организатор, не знаете, кто именно понадобится на встрече, пригласите туда руководителя подразделения, а он уже, либо сам перешлет приглашение кому нужно, либо сам придет на встречу, и потом назначит нужного сотрудника.

Как мы знаем, встречи бывают разных форматов. Это может быть брэйншторминг, презентация и т.д. В приглашении на встречу обязательно должен быть указан формат, чтобы участники понимали, к чему им готовиться. Можно, например, написать: «Коллеги, давайте побрэйнштормим на такую-то тему».

Обязательно в приглашении должно быть написано, что будет обсуждаться. Приглашение на встречу, в котором есть только тема – это категорически плохо. Должен быть указан либо список вопросов к обсуждению, либо предыстория задачи или проекта и так далее. Здесь же необходимо указать, какие решения планируется принять в рамках встречи. Если у вас просто указано – давайте обсудим, такой-то проект… допустим, обсудили, а что дальше? Даже если вы напишете, что на встрече нужно будет определить дальнейшие шаги, это уже будет не плохо.

Продолжительность встречи заслуживает отдельного упоминания. На своих тренингах я часто задаю вопрос: «Как вы думаете, почему 99% встреч длятся час?». И только один раз я услышал правильный ответ. Всё крайне просто - любой почтовый клиент по умолчанию назначает встречу продолжительностью час. Очень редко кто-то корректирует это время, а зря. Таким образом вопрос, который можно обсудить за три минуты (пускай даже за 15 минут), растягивается на час. Тут сразу же срабатывает закон Паркинсона – мы работаем ровно столько, сколько времени отвели на работу.

Немаловажный момент, при отправке приглашения, проверять свободно ли это время у участников. В любом почтовом клиенте эта функция есть и прекрасно работает. Увы, иногда складывается ощущение, что не все о ней знают. Хуже даже то, что организатор отправляет человеку приглашение, на занятый интервал, и когда человек не приходит, к нему предъявляются претензии. Это неправильно.

И вот здесь мы переходим к еще одной важной части работы организатора. Именно организатор всегда должен отслеживать, кто встречу принял, а кто нет. Бывает, что самый важный участник встречи отклонил встречу и не пришел. Все собрались, и организатор начинает этого человека разыскивать по всему офису. А человек, ни о чем не подозревая, сидит на другой встрече. Далее происходит примерно такой диалог:

– Где ты?
– Я же отклонил встречу!
– А почему ты не предупредил?
– Ну, строго говоря, я предупредил. Мне нужно было тебе какое-то специальное уведомление прислать?

Потенциальный участник, конечно же, не должен никого специально уведомлять. Так что, ответственность за любую подобную ситуацию всегда ложится на плечи организатора. Будьте внимательнее!

2. Чего нужно избегать?

Отдельным блоком я вынес некоторые моменты, которых лучше избегать при назначении встречи. Это, конечно, не строгие правила, но, если будете им следовать, коллеги будут только благодарны.

Не нужно назначать встречу (если только это не сверхсрочный критичный вопрос) через час-два от текущего момента. Лично я стараюсь даже день в день не назначать встречи. Человек же уже пришел на работу, спланировал свой день, распределил, когда и что он будет делать, и тут я со своим приглашением.

Не очень правильно назначать встречи на обеденное время. Здесь, я думаю, не нужно что-либо комментировать. Еще, лично я стараюсь не назначать людям встречи на день зарплаты/аванса. Ведь мы прекрасно знаем, что каждый сотрудник в день зарплаты/аванса, образно, становится сотрудником бухгалтерии, и ему не до встреч в этот день. Ему же нужно всё оплатить, перевести кому-то, вернуть, занять и так далее.

И конечно же, хочу упомянуть про встречи по окончании рабочего дня. Даже если люди засиживаются на работе, назначенные встречи должны быть только в пределах рабочего дня.

3. Непосредственно встреча.

Начну с пунктуальности. Очень часто бывает такое: назначена встреча, допустим, на 15:00, и люди в это время только начинают вставать со своих мест и двигаться в сторону переговорной комнаты. В 15:00 все должны уже сидеть в переговорной, и встреча должна начаться. Многие придумывают всевозможные санкции. Штраф — 100 рублей за минуту опоздания и так далее, что весьма полезно и дисциплинирует.

Еще одна задача организатора – модерация встречи. Если на встрече что-то пошло не так, дискуссия зашла в другую сторону… организатор должен это контролировать и корректировать.

Важная часть встречи – протокол. Есть даже расхожее выражение: «нет протокола не было встречи». Протокол, по умолчанию, ведет человек, от которого пришло приглашение. Участники встречи имеют полное право вообще ничего не фиксировать. Все договоренности, задачи, сроки и так далее, должны быть зафиксированы организатором в протоколе. По итогам встречи этот протокол обязательно должен быть отправлен всем участниками, с просьбой подтвердить/прокомментировать в определенные сроки.

Завершить хочу моей любимой темой –окончание встречи. Она тесно перекликается с продолжительностью в час. Уверен, что у многих были встречи, когда основной вопрос обсудили за 10 минут, и далее участники начинают придумывать для себя новые вопросы к обсуждению. Поверьте, нет ничего зазорного в том, что вы обсудили вопрос быстро = эффективно. Не эффективно как раз высиживание запланированного часа. Поэтому, как только вы достигли нужных договоренностей, смело завершайте встречу и расходитесь.

Проводите только эффективные встречи .

Материал предоставил Андрей Бутов, бизнес-тренер, консультант.

По заказам тренинга или дополнительным вопросам о подготовке и проведения встреч пишите там на эл.

Деловые встречи - это целенаправленный вид общения с целью выработки решений на основе анализа рассуждений и высказываний их участников .

К ним относятся совещания, заседания, деловые беседы и переговоры.

Существует определенная разница между такими формами коллективной работы, как совещание, заседание и сборы.

Совещание - это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса .

Совещание - одна из самых действенных форм привлечения членов трудового коллектива к решению установленных перед ним задач, управления предприятием. Она позволяет руководителю влиять через ее участников на весь коллектив предприятия.

Заседание - это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллеги, советы, комиссии, группы) .

В большинстве случаев проведения заседания предусматривается уставом, хотя иногда заседание может проводиться по инициативе руководителя.

Собрание - это совместное присутствие в определенном месте людей, которые объединены определенной целью (сборы работников предприятия, подразделения, членов общества и др.) .

Следует отметить, что в практике управленческой деятельности преобладают совещания.

Совещания имеют как положительные, так и отрицательные стороны.

К положительным сторонам делового совещания принадлежат:

возможность оперативно и в короткие сроки получить необходимую информацию,

ознакомиться с различными точками зрения на проблему и пути ее решения;

принятия коллегиальных решений.

При этом совещание является эффективной и экономически целесообразной, если она выступает средством получения, проверки, анализа, а не издание информации.

К отрицательным сторонам делового совещания принадлежат:

их высокая стоимость;

неопределенность коллективной ответственности.

Классификация деловых совещаний :

1. По целям:

учебные (цель совещания - передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию)

разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, верности и своевременности его стратегии и действий);

проблемные (цель совещания - разработка путей и методов решения проблем);

координационные (цель совещания - координация работы подразделений);

информационные (цель совещания - осуществление сбора, обмена и обобщения данных из любой проблемы и определения взглядов участников совещания).

2. По способу проведения:

диктаторские - характеризуются следующими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам излагает свои взгляды, издает приказ или указание; количество участников не регламентируют. Особенности таких совещаний - сохранение иерархии работников, однозначность в постановке задач, быстрое принятие решений;

автократические является разновидностью диктаторских. их ход предусматривает вопрос руководителя и ответы участников совещания. По требованию или с разрешения руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, представляют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность в большей или меньшей степени изложить свой взгляд;

сегрегативни - предусматривают порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать;

дискуссионные представляют собой наиболее демократичный способ решения проблем, выносимых на совещание. Такие совещания организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или подразделений, их может проводить как руководитель, так и избранный участниками голова. Количество участников ограничено, обычно не более 15 чел. Каждый участник дискуссионной совещания имеет возможность изложить свое мнение, что способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, позволяет открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива;

произвольные - имеют место тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимосвязаны. Она происходит без повестки дня, без головы, на ней не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами общего состояния дел или важной проблемы.

3. По степени подготовленности:

запланированы - совещания, которые регулярно проводят руководители, - еженедельные совещания, например, по качеству и др.

внеплановые - проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, изменяющего порядок работы и др.)

4. По периодичности: разовые;

регулярные;

периодические.

5. По количеству участников:

совещания с узким составом участников (до 5 человек);

расширенные совещания (до 20 человек);

представительские совещания (более 20 человек).

6. По составу участников:

совещания с постоянным составом участников;

совещания с непостоянным составом участников;

совещания со смешанным составом участников;

совещания с составом, регламентирован нормативным актом.

Руководители и специалисты тратят до 20-30% своего рабочего времени на деловые встречи . Однако, деловые встречи не всегда приносят ожидаемый эффект из-за неправильной их организации и технологии проведения (неподготовленность, большое количество участников, необоснованная длительность докладов, неудовлетворительное оформления решений и т.д.).

Рациональная организация и проведение деловых встреч включает разработку плана встреч, отбор участников, выбор места и времени его проведения.

План деловых встреч должен разрабатываться на определенный период (месяц, квартал, год), согласовываться со всеми заинтересованными службами и должностными лицами, утверждаться руководителем и направляться во все подразделения. Уже одна эта операция позволяет упорядочить частоту заседаний, их продолжительность, а также снимает проблему неотложности созыва и непроинформованости участников. Конечно, совещания могут созываться и внезапно, но их количество должно быть очень малой. Кроме этого, план должен содержать перечень вопросов, которые необходимо обсудить в процессе самой встречи. При подготовке встречи необходимо внимательно определить качественный и количественный состав ее участников. К участию в совещании, например, должны привлекаться лица, наиболее компетентные в ее теме. Это не обязательно должны быть высокопоставленные руководители. Вместо них могут быть приглашены специалисты, которые отвечают за определенный участок работы, и этим не умаляется авторитет руководителя.

При подготовке деловой встречи важно за 2-5 дней до ее начала уведомить участников о повестке дня, темы докладов, распространить список выступающих путем объявления по телефону или иным способом.

Необходимо также выбрать место и время проведения встречи, о которых также нужно сообщить участников. Деловые встречи могут проводиться как в кабинете руководителя, так и в специально оборудованных помещениях, где есть диктофоны, средства связи, специальные столы.

После завершения организационного этапа деловой встречи можно приступать к ее проведению. Она будет тем эффективнее, чем правильнее будет избран председательствующего, который определит стиль работы и регламент.

Стиль работы - это форма проведения встречи (беседа, "мозговая атака" и т.д.).

Регламент - это время, которое предполагается потратить на всю встречу, отдельные выступления-доклады и прения и обсуждения.

Продолжительность встречи целесообразно устанавливать не более 120 минут с одним перерывом после часа работы 5-10 минут. Это объясняется оптимальной продолжительностью умственной деятельности людей, которая в среднем составляет 40-45 минут. Исследования показывают, что активность участников встречи растет в течение 45 минут. В период между 45 и 90 минутами она стабилизируется, а с 90 до 120 минуты наблюдается негативная активность участников .

Деловые встречи (совещания) лучше проводить во второй половине дня побуждать ее участников работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Как уже отмечалось человек имеет два пика повышенной работоспособности в течение дня: первый - примерно с 9 до 12-13 часов и второй - между 16 и 18 часами. Именно во второй пик и целесообразно проводить совещания .

Что же касается частоты заседаний, то лучше провести два совещания в неделю, продолжительностью в полчаса каждый, чем одну продолжительностью в час.

На выступления-доклады, как правило, следует отводить 10-25 минут, а на выступления в прениях - до 3 минут. Если предположить больше времени, то докладчики могут повторяться в мыслях, отклоняться от темы, которая обсуждается. Регламента должен четко придерживаться каждый докладчик, независимо от его ранга.

Для того, чтобы убедиться в необходимости строгого соблюдения регламента деловых встреч, целесообразно рассчитать в каждом конкретном случае их цену. Она определяется следующим образом: фиксируется число участников и продолжительность совещания; определяется часовая тарифная ставка одного участника; рассчитывается цена, Ц, по формуле :

Ц = Н * Т * (1 + И) "3сер. / Тсер.,

где Н - количество участников;

Т - продолжительность в часах;

И - коэффициент скрытых потерь, связанных с участием во встрече (совещании) Зсер. - Среднемесячная заработная плата участника встречи (совещания) Тсер. - Среднее число рабочих часов участника встречи в месяц. Необходимо всегда помнить, что умение выступать публично - одна из неотъемлемых черт способного менеджера. Поэтому нужно воспитывать в себе лаконичность, умение сжато формировать свои мысли, а для этого надо хорошо знать обсуждаемую проблему.

Обсуждение вопросов деловых встреч заканчивается принятием решений, которые фиксируются в протоколе. Опыт показывает, что если по результатам, например, совещания не выдано какой-нибудь директивный документ, если контроль выполнения решений налажено плохо, необходимость в ней возникнет снова.

Материалы совещания должны быть:

четко и коротко сформулированы;

вместить только факты;

на их чтение должно тратиться максимум 0,5 часов;

Организация приема посетителей

На приемах посетителей руководитель имеет возможность получать ценную информацию о самих посетителей и о состоянии дел на тех участках, где они работают. Кроме того, прием посетителей по личным вопросам отражает выполнения руководителем социальной роли организации или предприятия, которую он олицетворяет.

При решении вопросов организации приема посетителей необходимо помнить одно важное правило: время посетителя не менее ценен, чем время работника аппарата управления. Соблюдению этого правила способствуют :

установление определенных дней и часов приема посетителей по служебным и личным вопросам;

информирование посетителей.

Прием посетителей из служебных вопросов нужно установить в течение всей рабочей недели в определенные часы, например, после обеденного перерыва. Время для приема посетителей по личным вопросам лучше определить по дням недели, поделив эти обязанности между заместителями. Делать это лучше также во второй половине дня.

В совершенствовании практики приема посетителей важную роль играет их информационное обслуживание. Посетители должны четко знать, к кому они должны обращаться по определенным вопросам, иметь соответствующую информацию о ходе производства, его перспективы, свои возможности роста и тому подобное. Эту и другую информацию аналогичного содержания они должны получать с объявлений, стенных газет, приказов и т.д. Тогда отпадет необходимость в посещении ими руководителей по этим вопросам.

Менеджмент указывает на использование таких советов руководителем во время приема посетителей :

создайте с самого начала встречи условия, которые бы побуждали к длительной беседы;

уточните тему разговора перед ее началом;

задавайте вопросы в такой форме, чтобы они не выводили из равновесия собеседника;

предоставляйте возможность высказываться всем участникам разговора; сформулируйте результаты беседы в присутствии собеседника. Умение вести беседу является одним из важнейших деловых качеств современного руководителя.